Cara Mengatur Dokumen Anda

Pada tahap awal bisnis, banyak perhatian Anda terfokus pada menjaga kegiatan yang segera dan ini dapat mengakibatkan pengabaian dokumen. Namun, seiring waktu, Anda harus mengembangkan sistem untuk memastikan dokumentasi Anda tertib – tidak hanya ini diperlukan untuk memenuhi persyaratan peraturan, tetapi juga membantu Anda menjaga keuangan Anda tetap teratur. Bahkan jika Anda kemudian memutuskan untuk melakukan outsourcing manajemen keuangan Anda ke perusahaan akuntansi, Anda harus mengatur sistem untuk menjaga dokumen Anda terorganisir.

 Perhatikan Dokumen-dokumen Penting

 Dokumen tertentu sangat kritis dan Anda harus menyimpannya selama Anda melakukan bisnis. Misalnya, dokumen yang berkaitan dengan aset modal bisnis Anda, dokumen pinjaman, surat-surat asuransi, dan surat-surat sewa gedung kemungkinan besar merupakan dokumen paling penting yang harus Anda masukkan dengan hati-hati dalam file terpisah milik mereka sendiri.

 File Segera

 Segera setelah selembar kertas mencapai tangan Anda, masukkan ke dalam file yang dimaksudkan untuk itu. Ini berarti Anda harus sudah memiliki satu set file yang dipisahkan berdasarkan jenis – pajak, kwitansi, faktur, voucher, laporan bank dan sebagainya. Jika pengarsipan langsung ini sulit, cobalah untuk mengumpulkan dokumen dalam durasi tetap – seminggu, dua minggu atau sebulan – dan menyelesaikan semuanya dalam satu waktu. Ini berfungsi baik jika bisnis Anda tidak menghasilkan banyak dokumen setiap hari.

 Biarkan Sistem Akuntansi Diperbarui

 Meskipun Anda dapat mengajukan dokumen yang berkaitan dengan transaksi keuangan, Anda akan memerlukan informasi ini untuk memperbarui akun Anda. Tetapkan pola reguler untuk membuat entri ini tergantung pada frekuensi transaksi ini dalam bisnis Anda. Misalnya, jika ada banyak arus masuk dan keluar uang tunai setiap hari, yang terbaik adalah memasukkan semua detail pendapatan dan pengeluaran Anda ke dalam sistem akuntansi pada akhir hari yang sama untuk menghindari kebingungan. Selain itu, ini juga membantu Anda melacak pengeluaran Anda dan menyadari betapa jumlah kecil dapat bertambah hingga akhir tahun.

 Uji Sistem Pengarsipan Anda

 Apa pun sistem pengarsipan yang Anda pilih untuk digunakan, itu harus memberi Anda akses langsung ke semua informasi yang Anda cari. Untuk memutuskan apakah sistem Anda berfungsi dengan baik, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan berikut:

 -Apakah itu memungkinkan saya untuk menyimpan semua catatan seperti yang ditentukan oleh Badan Pendapatan Kanada,

 -Apakah itu memungkinkan saya untuk menyimpan semua informasi yang relevan untuk durasi yang diperlukan,

 -Apakah itu cukup spesifik untuk memungkinkan saya dengan cepat mengambil catatan tertentu yang ingin saya temukan,

 -Apakah sistem pencatatan saya mudah diuraikan oleh orang lain yang mungkin perlu menggunakannya sebagai karyawan saya, konsultan perusahaan akuntansi, pakar perpajakan,

 Memiliki cara pengarsipan dokumen Anda yang sistematis mungkin melibatkan banyak kerja keras pada tahap awal tetapi membayar dividen yang kaya dalam jangka panjang. Setelah sistem pengarsipan yang efisien ada, Anda tidak perlu khawatir setiap kali Anda diminta untuk menghasilkan dokumen tertentu karena Anda tahu persis di mana menemukannya. Ini pada akhirnya memastikan tidak hanya kepatuhan pada peraturan tetapi juga ketenangan pikiran yang membantu Anda memfokuskan energi Anda pada pengembangan bisnis Anda.